MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES GRUPO PIO PIO SAS.
GRUPO PIO PIO SAS., sociedad legalmente constituida mediante Escritura Pública No. 00168 de fecha 03 de febrero de 2014, extendida en la Notaría Tercera del Círculo de Popayán, identificada con el Nit. 900.703.966-1, con domicilio en la ciudad de Popayán, como empresa responsable del tratamiento de datos personales y de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, solicita su autorización para que, de manera libre, previa, expresa y voluntaria permita el tratamiento de datos personales, expide el siguiente Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales conforme a los siguientes:
1. CONSIDERACIONES:
El Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia establece que todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Así mismo, el mencionado texto constitucional exhorta a quienes manejan datos personales de terceros a respetar la libertad y demás garantías previstas en la Constitución cuando se recibe, trata y circula la información. En desarrollo de la norma constitucional antes citada, el Congreso de la República de Colombia expidió la Ley Estatutaria 1581 de 2012 por la cual se dictaron disposiciones generales para la protección de datos personales, ley que fue reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013. El referido Decreto 1377 de 2013 estableció las condiciones mínimas para realizar el tratamiento de los datos personales y en el Capítulo III consagró la obligación en cabeza de los responsables del tratamiento de datos personales de "desarrollar políticas para el Tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas".
Toda la información recibida por GRUPO PIO PIO SAS. a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos, obtenidos de clientes, proveedores, empleados o contratistas, y demás titulares de información, se rige por las siguientes políticas de uso. Si usted se encuentra relacionado en alguna de nuestras bases de datos es porque ha tenido o mantiene una relación comercial con GRUPO PIO PIO SAS o porque ha entregado sus datos de manera voluntaria en eventos y actividades desarrollados por GRUPO PIO PIO SAS
Teniendo en cuenta lo anterior, GRUPO PIO PIO SAS. adopta una serie de políticas encaminadas al cumplimiento de la norma, contenidas en este manual.
2 CARÁCTER VINCULANTE DE LAS PRESENTES DISPOSICIONES:
El presente Manual, será aplicable en todas y cada una de las relaciones contractuales o comerciales que existan entre GRUPO PIO PIO SAS y los titulares, con las excepciones previstas frente al ámbito de aplicación de la Ley 1266 de 2008.
2. DEFINICIONES:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
PARTE I. DISPOSICIONES GENERALES:
ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje GRUPO PIO PIO SAS.
ARTÍCULO 3. OBJETO. Proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental de habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza GRUPO PIO PIO SAS.
ARTÍCULO 4. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. GRUPO PIO PIO SAS., aplicará las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual a las bases de datos sobre las que tengan poder de decisión, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad.
ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por GRUPO PIO PIO SAS debe ser informada al Titular.
b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte del responsable, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
PARTE II. DERECHOS Y DEBERES
ARTÍCULO 6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos: 1. Conocer, actualizar y corregir sus Datos Personales. Con la facultad de ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado. 2. Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de los Datos Personales. 3. Ser informado por GRUPO PIO PIO SAS del uso que se le han dado a los Datos Personales. 4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de GRUPO PIO PIO SAS, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012. 5. Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los Datos Personales. 6. Solicitar ser eliminado de su base de datos. Esta supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases de datos de GRUPO PIO PIO SAS. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: El titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos, la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos, los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. 7. Solicitar información sobre los Datos Personales que GRUPO PIO PIO SAS hayan recolectado y tratado del titular.
ARTÍCULO 7. DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: En calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales, y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, GRUPO PIO PIO SAS , se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales: 1. Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data; 2. Conservar copia o prueba de la respectiva autorización otorgada por el titular; 3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; 4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012; 6. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; 7. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 9. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal; 10. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; 11. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas. 12. Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.
PARTE III. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD
ARTICULO 8. AUTORIZACIÓN. GRUPO PIO PIO SAS, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
ARTICULO 9. FINALIDAD DE LA AUTORIZACION. El Tratamiento de los datos personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de GRUPO PIO PIO SAS , con la siguiente finalidad: Para estar en contacto con sus clientes, medir niveles de satisfacción, informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas, Realizar Recordatorios, Ejecutar Campañas de Fidelización, Enviar Invitaciones a eventos, rifas y actividades promocionales, Realizar actualización de datos, ofrecimiento de productos, comunicar noticias de la marca, comunicar información relacionada con nuestros productos, realizar la transferencia de datos a otras empresas con el fin de cumplir con nuestro objeto social y realizar las actividades anteriormente descritas.
ARTÍCULO 10. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.: La autorización por parte del titular se realizará a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos. La autorización que ha definido GRUPO PIO PIO SAS, para la recolección y tratamiento de datos personales está enmarcada dentro de este manual y se le definirá al titular el alcance de su autorización. más información Anexo 1 de este documento.
ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD. En este documento se presenta el formato de aviso de privacidad definido por GRUPO PIO PIO SAS.
PARTE IV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
ARTÍCULO 12. PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS Y EJERCICIO DE SUS DERECHOS. Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad. La solicitud deberá hacerse por alguno de los siguientes medios: Correo electrónico: soporte@piopio.com.co o contactando al oficial de Protección de Datos Personales, cargo desempeñado por LUIS EDUARDO MONTOYA FERNANDEZ, llamando al (2)8205000 Ext. 107.
PARTE V. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
ARTÍCULO 13. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN. Para el almacenamiento de los datos, la Compañía cuenta con una técnica de protección de datos personales y la transmisión de los datos a los encargados, se hace con archivos protegidos con contraseña. Los accesos a los sistemas están protegidos con un alto nivel de seguridad en la autenticación y autorización. Las bases de datos están alojadas en el servidor de nuestra compañía que otorgan niveles de integridad, confidencialidad y disponibilidad.
PARTE VI. DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 14. DESIGNACIÓN. GRUPO PIO PIO SAS, designa a como Oficial de Protección de Datos Personales, a LUIS EDUARDO MONTOYA FERNANDEZ, para cumplir con la función de protección de datos personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos como titular de la información.
ARTÍCULO 15. VIGENCIA DEL MANUAL. El presente manual rige a partir de XXXX de XXXX
ANEXO 1.
AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, declaro que entrego de forma libre y voluntaria los siguientes datos personales: Nombres y apellidos, documento de identificación, género, dirección, ciudad, departamento, teléfonos, celular, fecha de nacimiento, correo electrónico (en adelante los “Datos Personales”) a nombre de GRUPO PIO PIO SAS. En los términos de las definiciones de la Ley 1581 de 2012, actúa como responsable del tratamiento de mis Datos Personales y el Concesionario actúa como encargado del tratamiento de mis datos personales. Doy mi autorización expresa para que GRUPO PIO PIO SAS. y de cualquier otra manera traten mis Datos Personales para las siguientes finalidades: Para estar en contacto con sus clientes, medir niveles de satisfacción, informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas, Realizar Recordatorios, Ejecutar Campañas de Fidelización, Enviar Invitaciones a eventos, rifas y actividades promocionales, Realizar actualización de datos, ofrecimiento de productos, comunicar noticias de la marca, comunicar información relacionada con nuestros productos, realizar la transferencia de datos a otras empresas con el fin de cumplir con nuestro objeto social y realizar las actividades anteriormente descritas.
Con la firma de este documento autorizo a que mis Datos Personales sean recolectados y tratados de conformidad con la política de privacidad o política de tratamiento de la información de GRUPO PIO PIO SAS, la cual está disponible en http://www.grupopiopio.com
En relación con los Datos Personales recolectados y tratados y de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, he sido informado que tengo los siguientes derechos:
• Conocer, actualizar y corregir mis Datos Personales. Puedo ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.
• Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de mis Datos Personales.
• Ser informado por GRUPO PIO PIO SAS del uso que se le han dado a mis Datos Personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de GRUPO PIO PIO SAS, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012.
• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de mis Datos Personales.
• Solicitar ser eliminado de su base de datos.
• Tener acceso a mis Datos Personales. Con el fin de ejercer los derechos anteriormente descritos, realizar consultas o reclamos relacionados con mis Datos Personales, puedo contactar al área de Servicio al cliente en soporte@piopio.com.co a los teléfonos (2)8205000 EXT 107